OneDrive, Teams ou Sharepoint ? La gestion de vos fichiers dans Microsoft Office 365

Office 365 fournit un ensemble complet d’outils de collaboration qui peuvent être adaptés et personnalisés pour correspondre au style de travail unique de chaque équipe. Cependant, la sortie de ces nouveaux outils s’accompagne souvent de peu de conseils pour aider les entreprises à comprendre l’objectif de ces applications et à décider lesquelles utiliser et quand.

Nous allons clarifier ce point en examinant plus particulièrement trois des outils les plus populaires de la boîte à outils Office 365 : OneDrive, Teams et SharePoint.

Qu’est-ce que le Cloud Computing ?

Le cloud computing est un modèle de prestation de services informatiques via Internet. Au lieu de stocker des données et d’exécuter des applications sur des serveurs physiques locaux, le cloud computing permet aux utilisateurs d’accéder à des ressources informatiques à distance (Cloud Storage), à la demande (Cloud Management) et sur un modèle de paiement à l’utilisation.

Le cloud computing se compose généralement de trois modèles de services présentant des différences d’utilisation et d’accès :

Infrastructure en tant que service (IaaS) : Il fournit aux utilisateurs l’accès à des ressources informatiques virtuelles, telles que des serveurs, des réseaux et des systèmes de stockage, permettant aux entreprises de créer et de gérer leurs propres infrastructures sans avoir à posséder physiquement les ressources.

Plateforme en tant que service (PaaS) : Il offre un environnement de développement complet aux développeurs pour créer, déployer et gérer des applications sans se soucier de l’infrastructure sous-jacente.

Logiciel en tant que service (SaaS) : Il permet aux utilisateurs d’accéder à des applications logicielles hébergées sur le cloud via Internet, éliminant ainsi le besoin d’installation ou de maintenance locale.

Les avantages du cloud computing incluent la flexibilité, l’évolutivité, l’accessibilité mondiale, les coûts réduits et la possibilité d’accéder aux données et aux applications à partir de divers appareils connectés à Internet.

Cependant, des préoccupations liées à la sécurité et à la confidentialité des données subsistent, car les informations sensibles peuvent être hébergées sur des serveurs présentant des failles soit physiques soit informatiques.

OneDrive vs. Teams vs. SharePoint

Dans cette comparaison, nous examinerons l’objectif de chaque solution et donnerons des exemples de situations où il est plus logique d’utiliser l’une plutôt que l’autre. En effet, la compréhension de ces solutions de productivité vous permettra d’augmenter votre retour sur investissement grâce à ces outils et d’améliorer votre productivité.

OneDrive : Stockage de fichiers individuels

Tout d’abord, OneDrive est le service d’hébergement et de synchronisation de fichiers de Microsoft, exploité dans le cadre de sa suite de services Office Online. Alors, vous l’utiliserez pour sécuriser le stockage et le partage de fichiers de sociétés individuelles. En vérité, il s’agit de fichiers que vous avez rassemblés ou créés et que vous souhaitez conserver en toute sécurité.

Quand utiliser OneDrive

En effet, il faut considérer OneDrive comme un espace de travail individuel. Par exemple, vous trouvez un document que vous souhaitez lire plus tard dans l’avion, vous le sauvegardez sur OneDrive et vous pouvez toujours accéder au fichier localement, même si vous n’êtes pas en ligne. Ou bien, vous travaillez sur un brouillon et vous n’êtes pas prêt à le partager, vous l’enregistrez sur OneDrive.

Teams : Collaboration de groupe

En premier lieu, Teams est la plate-forme de communications unifiées de Microsoft qui combine le chat, les réunions vidéo, le stockage de fichiers (y compris la collaboration sur les fichiers) et l’intégration d’applications. En second lieu, la solution s’intègre à la suite Office 365. Par ailleurs, il est à noté qu’elle comporte également des extensions qui peuvent aussi s’intégrer à des produits autres que ceux de Microsoft.

En effet, Teams remplace Skype pour les entreprises, donc si vous l’utilisez déjà comme principale application de communication alors vous voudrez peut-être en savoir plus.

Initialement, Teams est conçu pour aider les petites et moyennes équipes à communiquer et à collaborer. C’est pourquoi du point de vue du partage de documents, elle offre des fonctions de co-création sécurisée mais également d’enregistrement automatique, d’audit et de suivi des révisions. Effectivement, elle est destinée à être utilisée comme un centre de communication central pour toutes les communications, y compris la voix, le courrier électronique, le chat et la vidéo, offrant un accès aux invités internes et externes.

Quand utiliser Teams

Lorsque vous faites appel à des équipes et que vous avez besoin de collaborer avec différents collègues sur des initiatives et des projets communs. Effectivement, vous pouvez prendre un document que vous stockez dans OneDrive et le partager dans Teams lorsque vous êtes prêt à collaborer avec votre équipe. En vérité, comme Teams regroupe toutes vos principales applications de communication sous un même ensemble alors il est facile de garder une trace de ce que chacun dit et fait lorsqu’il s’agit de sa partie d’un projet. C’est pourquoi, avec moins de changements de contexte, vous n’avez pas besoin de chercher dans les courriels, les fils de discussion, les messages vocaux et les fichiers pour avoir une vue d’ensemble. Désormais, tout est centralisé dans Teams.

Plus précisément, voici d’autres exemples de situation où il faut utiliser Teams :-

  • Vous vous déplacez à un rythme beaucoup plus rapide et vous avez besoin de discuter avec des équipes et des personnes en temps réel.
  • Dans le cas ou vous souhaitez discuter, créer des tâches et partager des fichiers avec un sous-ensemble de personnes.
  • Vous travaillez sur des documents qui ne concernent que des petits groupes mais pas l’organisation.

SharePoint : Organisation

Tout d’abord SharePoint est la plateforme de gestion de documents et de collaboration de Microsoft sur le Web. Globalement, Il est largement utilisé comme intranet des organisations, c’est à dire un lieu central où les employés peuvent aller pour trouver des informations sur l’entreprise. Il est également souvent utilisé pour stocker et collaborer sur des fichiers.

Enfin dans SharePoint, vous pouvez gérer en toute sécurité l’approbation des flux de travail et la publication de documents.

C’est pourquoi SharePoint est un outil robuste et les sites centraux aident les utilisateurs à y organiser le contenu.

Quand utiliser SharePoint

Parce que SharePoint est doté d’une gouvernance, d’une cohérence et d’une structure solides autour de la fonctionnalité, c’est un excellent outil pour communiquer et partager des documents avec des groupes plus importants. D’ailleurs, vous pouvez toujours gérer la liste de ceux qui ont les droits de consultation et d’édition. Cependant, la structure et les fonctionnalités standards de SharePoint peuvent retarder le temps de réponse, c’est pourquoi il fonctionne mieux avec des documents d’entreprise qui ne nécessitent pas une réponse immédiate, tels que des supports de formation, des maquettes de politique ou de modèles. Tout compte fait, SharePoint est un excellent endroit pour stocker et référencer ces types de documents.

Pour conclure, voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez choisir SharePoint :

  • La gouvernance, la cohérence et la structure sont très importantes pour vous.
  • Vous souhaitez créer plusieurs domaines de publication d’informations (comme une série de directives d’intégration des RH avec une page d’accueil principale et des sous-pages d’accompagnement).
  • Dans la mesure ou vous voulez un site avec des configurations spécifiques.
  • Si vous souhaitez une intégration entre les sites avec un regroupement des informations.
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