Les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises

La dématérialisation est au cœur des problématiques et des objectifs de toutes des entreprises. Elle consiste à digitaliser les données enregistrées sur des supports analogiques.

La dématérialisation, c’est quoi exactement ?

La dématérialisation concerne les documents, la gestion électronique des données, la gestion administrative (formulaire, signatures, factures, paie, gestions RH) etc…

Le terme dématérialisation est employé dans différents domaines et en plusieurs secteurs. Il est souvent utilisé pour une seule raison : qualifier les informations, les documents et les processus créés et échangés sur des supports numériques.

L’importance de la dématérialisation pour les entreprises

Les entreprises d’aujourd’hui se sont largement dématérialisées. La dématérialisation est plus qu’une simple procédure de numérisation. Ses avantages sont innombrables :

  • Facilité de gestion des documents ;
  • Meilleure gestion des informations ;
  • Rapidité d’exécution des tâches ;
  • Centralisation des informations ;
  • Sécurisation et facilité d’accès au patrimoine documentaire ;
  • Diffusion et partage instantanés de l’information ;
  • Meilleure communication et facilité d’échange entre les équipes.

Les documents concernés par la dématérialisation

La dématérialisation fait partie de la transformation digitale. Elle touche tous les domaines et tous les secteurs d’activités. Les entreprises accordent de plus en plus d’importance à tout ce qui est numérique, pour gagner en temps et en argent.

La dématérialisation concerne tous les documents manuscrits. Un fois dématérialisés, les factures, les fiches de paie, des documents administratifs peuvent être classés électroniquement et sauvegarder indéfiniment sur plusieurs supports numériques (disques durs, cloud, serveurs…).

La dématérialisation et la relation fournisseurs

Les entreprises sont de plus en plus intéressées par la dématérialisation du processus clients et par la dématérialisation du processus fournisseurs.

En effet, la dématérialisation offre la rapidité du retour sur investissement (raccourcir le délai de traitement des factures, faciliter le traitement des tâches chronophages, minimiser le risque d’erreurs). La dématérialisation des factures fournisseurs est indispensable pour assurer la réussite professionnelle et pour réduire le temps moyen de traitement des factures.

Pour conclure

La dématérialisation, bien qu’elle soit freinée par des craintes de sécurité, est l’un d’outil de productivité les plus importants pour toutes les entreprises. Pour archiver vos documents sans risques, vous pouvez opter pour des solutions d’hébergement externalisées.  Tous les documents « physiques » sont concernés par la dématérialisation. Ce concept constitue un véritable enjeu écologique et économique pour toutes les entreprises.

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