Comment les licences inutilisées coûtent-elles à votre entreprise ?

Selon la base de données Statista, les dépenses en logiciels d’entreprise ont le taux de croissance le plus élevé du secteur technologique et devraient encore augmenter cette année. L’entreprise prévoit que d’ici 2022, les dépenses informatiques mondiales en licences d’entreprise dépasseront 570 milliards de dollars. Au sein du marché des logiciels d’entreprise, le logiciel en tant que service apparaît comme le segment à la croissance la plus rapide. Aujourd’hui, le SaaS représente un tiers de l’ensemble du marché des logiciels d’entreprise, offrant des coûts de propriété totaux inférieurs et une mise en œuvre plus facile que les modèles traditionnels.  En 2020, une entreprise de taille moyenne a dépensé 8 580 dollars en SaaS par employé. Et Gartner prévoit que les dépenses en SaaS augmenteront de 40 % au cours des deux prochaines années.

Les dépenses Cloud en entreprise

Comme de plus en plus d’entreprises passent des logiciels sur site au cloud, les dépenses en SaaS, ainsi que les solutions de sauvegarde et de protection en SaaS, représentent un pourcentage plus important des budgets informatiques. Et malheureusement, une grande partie de ces dépenses est gaspillée. Selon le rapport 2020 sur les tendances SaaS, l’entreprise moyenne gaspille plus de 135 000 Euros par an en outils SaaS inutilisés, sous-utilisés ou dupliqués. Une partie de ce gaspillage provient des licences Cloud non utilisées. Les licences Cloud ne sont pas bon marché. En moyenne, les licences Microsoft 365 et Google Workspace pour les entreprises et les professionnels coûtent entre 10 et 30 Euros par utilisateur et par mois. Cependant, 38 % de ces logiciels ne sont pas utilisées au cours d’une période moyenne de 30 jours.

Voyons comment les logiciels inutilisées coûtent aux entreprises

Logiciels non utilisées

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises gaspillent de l’argent en licences inutilisées est simplement que les employés n’utilisent pas toutes les applications à leur disposition. Que ce soit parce que le logiciel n’est pas nécessaire à l’accomplissement de leur travail ou parce que les entreprises offrent aux employés un certain nombre de solutions qui se chevauchent, les rapports indiquent que chaque ordinateur de chaque bureau dans le monde contient près de 260 € de logiciels inutiles, non désirés ou inutilisés. La société de logiciels et de services informatiques  1E a dressé une liste des dix applications d’entreprise les plus gaspillées. La liste comprend des applications populaires de la suite Adobe comme Indesign, Dreamweaver, Illustrator et Photoshop. La liste suggère que si de nombreuses organisations ont besoin de certains outils logiciels pour des projets spécifiques, peu d’employés en ont besoin au quotidien et certains employés n’ont même pas besoin de licence pour accéder à ces outils.

Rotation du personnel

Souvent, les employés qui partent laissent derrière eux des données précieuses qui doivent être conservées. Cependant, les fournisseurs de SaaS peuvent supprimer le contenu des utilisateurs pour les comptes inactifs. Cela signifie que les entreprises sont obligées de continuer à payer les licences non utilisées pour conserver ces données. Selon une étude, cela signifie que les entreprises paient entre 20 et 30 Euros par utilisateur et par mois pour conserver les données des solutions SaaS comme Microsoft 365 et Google Workspace. Faisons maintenant le calcul. Avec 40 employés qui partent chaque année, si les entreprises veulent conserver les données des employés qui partent pendant au moins un an, elles devront débourser plus de 14 000 € par an en licences non utilisées.

Ce que vous pouvez faire contre ces licences inutilisées

Pour réduire les dépenses liées aux licences inutilisées de solutions telles que Microsoft 365 et Google Workspace, les entreprises doivent régulièrement vérifier l’utilisation qu’elles font des logiciels afin de s’assurer que le nombre de licences qu’elles paient correspond bien aux besoins des employés. Il est également important d’évaluer vos logiciels pour découvrir les solutions logicielles qui pourraient se chevaucher. Les entreprises peuvent éliminer les coûts de licence inutilisés pour conserver les données des employés partis en utilisant une solution de sauvegarde SaaS qui peut conserver ces données à leur place. Ces solutions tierces peuvent sauvegarder les utilisateurs archivés et transférer les données des anciens employés pour un coût inférieur à celui du paiement des licences inutilisées.

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