Budget informatique : construire et tenir le sien

Un budget informatique consiste à décider à l’avance ce que l’entreprise dépensera pour son informatique, et à quoi. L’exercice paraît évident, et il est pourtant rare en PME : la dépense arrive par vagues, déclenchée par une panne, une alerte ou une demande client, sans qu’aucune ligne n’ait été prévue.

Le problème n’est pas le montant total, qui varie peu au fond. C’est le fait de le subir : on remplace un serveur en urgence au tarif du dépannage, on renouvelle huit postes la même année parce qu’ils ont tous été achetés en même temps, et on découvre en février qu’un abonnement se renouvelle automatiquement depuis trois ans pour des personnes parties.

Les six lignes d’un budget informatique

La règle qui change tout : lisser le renouvellement

C’est le geste le plus rentable de l’exercice, et le plus simple. Prenez le nombre de postes, divisez par la durée de vie retenue, et vous obtenez le nombre de machines à remplacer chaque année. Trente postes sur cinq ans donnent six renouvellements annuels, une ligne stable et prévisible, au lieu d’un mur tous les cinq ans que la trésorerie repousse d’un an, puis de deux.

Cette régularité suppose de connaître l’âge réel du parc, ce que produit la gestion de parc informatique, et de connaître les échéances de fin de support, qui imposent parfois leur calendrier avant l’usure du matériel. La logique complète est sur notre page cycle de vie d’un ordinateur.

Ce qui fait dériver un budget

• Les abonnements fantômes. Des licences attribuées à des personnes parties, des services souscrits par un service sans passer par l’informatique, des formules haut de gamme sur des usages qui n’en demandaient pas. C’est le poste où nous trouvons le plus d’argent immédiatement récupérable.
• La consommation cloud que personne ne regarde. Des machines de test allumées en permanence, des disques attachés à des serveurs supprimés, un dimensionnement jamais revu à la baisse. Le mécanisme et les quatre gestes qui le contiennent sont décrits sur notre page hébergement Microsoft Azure.
• Les projets non cadrés, dont le périmètre n’a jamais été écrit et dont le coût final n’a plus grand-chose à voir avec l’estimation initiale.
• Le dépannage à l’acte, qui transforme chaque incident en ligne imprévue et décourage les collaborateurs de signaler les petits problèmes, jusqu’à ce qu’ils deviennent grands. L’arbitrage entre l’acte et le forfait est développé sur notre page maintenance informatique.

Combien y consacrer ?

Les ratios exprimés en pourcentage du chiffre d’affaires circulent beaucoup et ne servent presque à rien : ils varient du simple au décuple selon le secteur, et une entreprise de négoce n’a pas les besoins d’un bureau d’études. Le raisonnement utile se fait par poste et par mois, parce que c’est ainsi que la dépense se comporte réellement.

Un prix public, un budget qui tient l’année. Sur cette base, l’exploitation complète d’un poste, support illimité, supervision, sauvegarde et sécurité comprises, se situe dans une fourchette dont nos tarifs publics donnent la mesure : ils démarrent à 55 € HT par poste et par mois et figurent sur la page offres. Il faut y ajouter les licences propres à votre activité et l’amortissement du matériel.

Le coût de ne rien prévoir

L’arbitrage réel n’oppose pas une dépense à une économie : il oppose une dépense prévue à une dépense subie, majorée du temps d’arrêt. Une journée pendant laquelle personne ne peut travailler coûte davantage que l’année d’exploitation qui l’aurait évitée, calcul développé sur notre page coût d’un arrêt informatique. C’est aussi le moment de rappeler que la sécurité et la sauvegarde sont des lignes budgétaires, pas des options : elles ne se voient que lorsqu’elles manquent.

Questions fréquentes sur le budget informatique

Comment établir un budget informatique ?

Partez de l’inventaire du parc, pas d’un catalogue de solutions. Établissez ensuite six lignes : exploitation, licences et abonnements, renouvellement lissé du matériel, projets, sécurité et conformité, et une provision pour l’imprévu. La difficulté n’est pas le calcul, c’est de disposer d’un inventaire exact au départ.

Quel pourcentage du chiffre d’affaires consacrer à l’informatique ?

Ce ratio est trop dépendant du secteur pour servir de repère à une PME. Raisonnez par poste et par mois pour l’exploitation, et par amortissement sur cinq ans pour le matériel. Ces deux grandeurs se comparent entre entreprises, contrairement au pourcentage.

Faut-il budgéter la cybersécurité séparément ?

La protection courante, comme la sécurisation des comptes, la protection des postes et la sauvegarde, fait partie de l’exploitation et ne devrait pas être une option. En revanche, les audits, les tests d’intrusion, la formation des équipes et les mises en conformité méritent une ligne distincte, car ils se décident et se planifient à part.

Comment réduire son budget informatique ?

Trois gisements dans l’ordre : les licences et abonnements payés pour des personnes ou des usages qui n’existent plus, la consommation cloud jamais revue, et l’hétérogénéité du parc qui rend tout plus long à traiter. Réduire en supprimant la supervision ou la sauvegarde produit une économie visible et une dépense différée bien plus élevée.

À quel moment de l’année préparer ce budget ?

Deux à trois mois avant la clôture de l’exercice, en même temps que le reste. C’est le moment où l’on dispose des chiffres de l’année, où l’on peut arbitrer les projets et où les échéances de renouvellement matériel et de fin de support de l’année suivante sont connues.

C’est aussi le moment de revoir le plan à trois ans dont ce budget découle, exercice décrit sur notre page stratégie informatique.

Construire votre budget sur des chiffres réels

L’inventaire du parc et l’historique des incidents suffisent à bâtir un budget solide en une réunion. Prenez 30 minutes avec un ingénieur : vous ressortez avec les six lignes chiffrées et les échéances de l’année à venir.