Votre Outlook est lent ? Vos dossiers en sont peut-être la cause…

Vous subissez vous les ralentissements dans Outlook ?

Avez-vous fréquemment des problèmes de non-réponse ou des dossiers qui prennent beaucoup de temps à s’ouvrir ?

Eh bien, vous n’êtes pas seul. Microsoft a reconnu qu’il y avait des problèmes avec Outlook en ce qui concerne le nombre d’éléments que vous avez dans votre boîte aux lettres.

Cela peut sembler évident, mais si vous avez une énorme boîte de réception, ou des milliers de dossiers, alors les choses vont prendre un peu de temps à charger.

Le problème de la lenteur des performances d’Outlook s’est aggravé ces dernières années avec le passage d’un nombre croissant de personnes de leurs serveurs de messagerie d’entreprise internes à Office 365. La raison en est que Microsoft fournit aux utilisateurs 50 Go ou 100 Go de stockage de courrier électronique par utilisateur, alors qu’en interne, la limite était déterminée par votre administrateur informatique, mais se situait généralement entre 2 et 10 Go de stockage. Cette augmentation de 5 à 25 fois la disponibilité du stockage nous a tous rendus un peu plus paresseux avec notre nettoyage de courrier électronique. Dans le passé, nous supprimions généralement les courriels inutiles et archivions régulièrement nos boîtes aux lettres, mais maintenant nous ne sommes pas avertis de la consommation d’espace, nous laissons nos boîtes aux lettres croître (et ralentissons notre Outlook !).

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Limites connues

Il y a en fait quelques scénarios et limitations reconnus dans Outlook (vous pouvez les voir ici sur le site de Microsoft) mais nous avons cité les informations clés pour vous ci-dessous pour enregistrer un autre clic :

Si vous avez beaucoup de dossiers de courrier, vous pouvez rencontrer des problèmes de performance tels que les suivants :

Les dossiers ne s’affichent pas correctement ou prennent beaucoup de temps à apparaître, surtout en mode cache.
Si votre profil lent Outlook a des boîtes aux lettres partagées et que la mise en cache est activée (Télécharger des dossiers partagés est sélectionné), des problèmes de synchronisation des dossiers, des problèmes de performances et d’autres problèmes peuvent survenir si le nombre de dossiers partagés par boîte aux lettres dépasse 500, comme décrit dans KB 3115602. De plus, les erreurs sont enregistrées dans le dossier Sync Issues et les événements « 9646 » sont enregistrés dans le journal des applications.
Dans les cas extrêmes, s’il y a plus de 10 000 dossiers, Outlook s’ouvre très lentement. Ce comportement se produit parce qu’il faut beaucoup de temps pour énumérer les dossiers.
Les limites strictes sont les suivantes :

Perspectives 2007

50 000 éléments par dossier (n’importe quel dossier, pas seulement la boîte de réception) 500 dossiers au total (y compris les sous-dossiers)

Perspectives 2010 – 2019

100 000 éléments par dossier (n’importe quel dossier, pas seulement la boîte de réception) 500 dossiers au total (y compris les sous-dossiers)

La solution

Essentiellement, la solution consiste à réduire le nombre de courriels ou de dossiers dans votre boîte aux lettres. Il est étonnamment facile au fil du temps de glisser jusqu’à 500 dossiers dans votre profil Outlook, surtout si vous avez plusieurs boîtes aux lettres partagées ajoutées à votre compte.

Un système de gestion de documents peut aider à alléger la pression sur Outlook en vous permettant d’archiver les courriels pertinents dans des zones dédiées pour les récupérer ultérieurement. Après tout, Outlook n’a jamais été conçu pour être une solution de gestion de documents et de stockage à long terme.

Microsoft travaille également sur les problèmes de vitesse, mais en réalité le problème existe depuis si longtemps que nous ne nous attendons pas à un changement ou à une amélioration majeure sans une refonte complète d’Outlook et des systèmes de courrier électronique d’arrière-plan, donc sortir les e-mails du client Outlook quand ils ne sont plus nécessaires est une meilleure solution.

Microsoft a mis un plan dans sa feuille de route pour supprimer la limite des 500 dossiers dans Outlook, qui nous supposons qu’elle ne s’applique qu’au plus récent client (donc 2019 ou Outlook via Office 365) – actuellement le correctif de dossier lent dans Outlook est prévu pour mai 2019 , mais vous pouvez suivre la progression ici : https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=27807

Reste à savoir si cela améliorera également les performances ou si cela ne fera que « relever la limite ».

En attendant, rangez vos boîtes aux lettres !

Des fichiers PST qui ralentissent votre Outlook ? 

Un fichier PST (Personal Storage Table) est un fichier de sauvegarde utilisé par Outlook. Il contient toutes les données relatives à votre compte de messagerie. C’est notamment le cas pour les réunions, éléments de calendriers, contact, messages, notes, etc…

Le fichier PST est stocké localement sur votre ordinateur et est mis à jour en permanence. Il est donc intimement lié à votre compte outlook et peut provoquer des lenteurs. 

Lorsque vous constatez des lenteurs et que vous soupçonnez ces fichiers ou que vous voulez vous assurer de l’origine du problème, menez quelques vérifications et actions simples :

  • Vérifiez la taille du fichier PST :Un fichier trop volumineux peut ralentir Outlook. Vérifiez la taille du fichier en faisant un clic droit dessus puis en sélectionnant “propriétés”. Si le fichier est supérieur à 2 Go, vous pouvez essayer de diviser le fichier PST en plusieurs fichiers plus petits.
  • Vérifiez l’état du disque dur : Un disque dur en mauvais état peut également ralentir Outlook. Utilisez l’outil de diagnostic de Windows pour vérifier l’état et lancer une réparation si besoin.
  • Utilisez l’option de réparation de boîte de réception : Outlook dispose d’un outil intégré qui peut réparer les fichiers PST endommagés ou corrompus. Vous pouvez lancer cet outil en suivant les étapes suivantes :
    • Fermez Outlook
    • Ouvrez le “Panneau de configuration” et sélectionnez “Programmes et fonctionnalités”.
    • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur “Microsoft Office” et sélectionnez “Modifier”
    • Sélectionnez “Réparer” et suivez les instructions à l’écran
  • Utilisez un logiciel de réparation de PST : L’outil de réparation de boîte de réception ne fonctionne pas ? Vous pouvez utiliser un autre logiciel conçu pour réparer les fichiers PST.