Guide en 5 étapes pour changer de prestataire informatique

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Dans cet article, nous décrivons les principaux points à considérer lors d'un changement de prestataire informatique.

Cela part de l’hypothèse que l’entreprise a l’un ou l’autre :

1) Une société informatique entièrement externalisée fournit des services informatiques.

2) Les services et le personnel internes ont besoin du soutien d’une tierce partie pour certains aspects de la fonction technologique de l’entreprise.

Étape 1 : Ce que le nouveau fournisseur devrait demander :

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte dans cette décision, que nous n’aborderons pas dans le présent article. Ce que nous allons décrire, ce sont les choses à demander qui peuvent parfois être manquées dans tout le processus.

Audit des systèmes actuels :
Si le nouveau fournisseur a de l’expérience, il demandera à le faire avant de fournir les services. C’est un exercice de base qui devrait être couvert dans leur proposition.

Sans ces informations, des coûts cachés qui n’ont pas été budgétisés peuvent apparaître.

Les objectifs et la stratégie de l’entreprise :
Il est essentiel que le fournisseur  connaisse cette information. Beaucoup de fournisseurs ne poseront pas ces questions d’approfondissement et veulent entrer dans les détails techniques.

Toutefois, le nouveau fournisseur doit connaître ces renseignements lorsqu’il doit mettre à niveau ou améliorer le système.

Ce qui est prévu pour l’entreprise déterminera les solutions technologiques qui seront mises en place.

Étape 2 : Examen du contrat actuel

En fonction du niveau de service fourni par le fournisseur historique, il y aura généralement un contrat de service formalisé. Dans le cadre de ce contrat, il y aura des clauses qui dicteront le processus de résiliation de l’entente.

Il y aura également une date convenue avec le fournisseur titulaire lorsque le contrat prendra fin. Cette date doit être gérée avec soin afin de fournir une date de fin et une date de début sans faille pour le nouveau contrat.

Étape 3 : Échange d'informations

Une partie des tâches d’une société de support informatique consiste à connaître les détails de sécurité et le mot de passe pour accéder au niveau administrateur aux serveurs, aux périphériques réseau et aux services cloud.

Le fournisseur titulaire disposera d’un dossier contenant tous ces détails, habituellement sous la forme suivante
nom d’utilisateur
mots de passe
adresses réseau
les URL de connexion aux services cloud et hors site


Ces informations doivent être demandées au moment de la résiliation par vous, l’entreprise, et non par le nouveau fournisseur informatique, puis conservées au sein de l’entreprise et communiquées en toute sécurité au nouveau fournisseur.

Étape 4 : Le changement d'une journée à l'autre.

À cette étape, le nouveau fournisseur devrait avoir une compréhension claire de votre entreprise et être prêt à répondre à vos besoins de maintenance informatique.

En fonction du service convenu et de ce qui doit être accompli dans le cadre du contrat, une communication formelle à tous les membres du personnel peut être requise pour les informer de la mise en œuvre :
Changement de fournisseur
Coordonnées du fournisseur
Méthodes de communication préférées

Il est tout à fait possible qu’un référent  au sein de l’entreprise agisse comme intermédiaire pour signaler les problèmes ; cela devrait également être pris en considération avec une communication interne.

Étape 5 : Un examen à trois mois du contrat de service

La 5ème et dernière étape est souvent oublié dans le changement de fournisseur de maintenance informatique.

Une réunion d’examen du service de trois mois devrait être tenue par les intervenants clés et le nouveau fournisseur.

L’ordre du jour de cette réunion devrait inclure une rétroaction sur la façon dont le nouveau service prend forme au sein de l’organisation et un plan d’action pour les secteurs exceptionnels qui pourraient faire l’objet d’améliorations.


Si vous souhaitez plus d’informations sur le passage à « itaia care » en tant que votre fournisseur IT, veuillez nous contacter au 0118 9260084 ou envoyez-nous un e-mail – nous serons ravis de vous aider !

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